”Företag måste utbilda de anställda i digitala verktyg”

Även om den digitala arbetsplatsen har vuxit fram under många år så blev coronapandemin en rejäl katalysator för skiftet till ett digitalt arbetssätt. Det märkte bland annat Ulrika Hedlund, grundare till företaget Storyals. De är samarbetspartner till Almi och tillhandahåller tjänster för att bygga digital kompetens i Microsoft 365.

Det har skett en enorm ökning av digitala möten, och enligt Ulrika Hedlund finns det fördelar med detta.

– Ribban har sänkts och toleransen har ökat, det är inte hela världen att ett barn pratar i bakgrunden eller om man sitter i en stökig tvättstuga. Digitala möten har blivit tillgängliga för alla.

Ett problem när pandemin kom var att de flesta blev mer eller mindre utslängda i den här digitala världen utan någon som helst förberedelse.

– Nu börjar organisationer förstå att detta arbetssätt är här för att stanna, och då behöver man utbilda användarna.

På Storyals ser man att det finns utbildningsbehov på olika nivåer. Dels det mest grundläggande att få tekniken att fungera, dels att kunna dra nytta av de många fördelar som finns.

– När man börjar använda teknik på fel sätt, eller inte känner att man kan hantera den, ökar stressnivån.

Ulrika Hedlund betonar att ansvaret ligger hos organisationen.

– Man måste lägga resurser på att utbilda medarbetarna i detta. Det räcker inte med att gå på en utbildning var tredje år, det behövs instiftas program för kontinuerlig kompetenshöjning.

Hon lyfter en problematik med att många som nu behöver leda medarbetare virtuellt inte har fått adekvat utbildning i detta.

– Det handlar om hur de ska använda verktyg för att faktiskt engagera. Men också att knyta verktygen till verksamheten och fokusera på det värde man får, snarare än att lära sig funktioner. Bra funderingar att ha med sig är exempelvis: Hur kan vi jobba med Teams-möten för bättre workshops, eller med Planner för bättre ordning i våra aktiviteter?

Risken blir annars, enligt Ulrika Hedlund, att det skapas en form av digitalt utanförskap där bara de IT-intresserade nyttjar verktygen till fullo.

– Jag brukar jämföra med träning: friskvård är för alla och inte endast de vältränade.

En problematik som ofta uppstår är vems ansvaret kring denna kompetensutveckling är – IT eller HR?

– Hela organisationen måste se till att det inte trillar mellan stolarna, det måste vara tydligt definierat att någon ansvarar för det och det behövs en kontinuitet.

Vissa organisationer har därför infört en ny roll, digital workplace officer.

– Det är en person som jobbar mellan IT och HR, som tittar på hur man jobbar digitalt. Det rör inte bara kompetensutveckling utan även företagets processer, hur vi jobbar mot kunder osv. Allt det är viktigt.