Webbplatsen kommer inte fungerar helt korrekt om er webbläsares JavaScript funktion är inaktiverad.

Att lyckas med offentlig upphandling

Många företagare verkar tro att offentlig upphandling är komplicerat och svårt att vinna men det handlar egentligen bara om att läsa och ifrågasätta underlagen på rätt sätt.

Det säger Viviane Obaid på Blomsterhallen i Uppsala som vunnit upphandlingar i 18 år. Vi åkte dit för att förstå hennes vinnande strategier och ta reda på vad det egentligen kan ge. Hon utsågs till Uppsala läns mest företagsamma människa 2016 och året innan vann hon titeln årets pionjär, årets stjärnföretagare och småföretagarnas favorit i Uppsala.


Vivianes blomsterbutiker har ovanligt många stora avtalskunder, som Uppsala Universitet, Akademiska Sjukhuset och Svenska kyrkan för att bara nämna några. Hennes intresse för offentlig upphandling väcktes när hon upptäckte hur ineffektivt Uppsala kommun tycktes köpa in blommor.

 

- Ibland kom det tre, fyra personer in i butiken för att handla en bukett för 200 kronor.

 

Som företagare förstod hon att det kostar mycket pengar om så många lämnar sina jobb för en sådan liten sak.


Nästa gång Uppsala kommun upphandlade blommor och växter bestämde sig Viviane för att delta i sin första offentliga upphandling. Hon satte sig grundligt in i processen, begärde ut alla handlingar, tog hjälp av en vän och lärde sig det juridiska, skrev listor över allt som krävdes, drog fram blanketter, räknade och såg till att uppfylla alla krav. Blomsterhallen vann upphandlingen och det firades med jubel och tårta.

Men det fanns fortfarande problem.

 

- Det tog tid innan alla inom kommunen fattade att de måste följa en upphandling, förklarar Viviane.

 

Och frågan är om de ännu hunnit göra det, trots att det gått 18 år sedan Blomsterhallen vann sin första upphandling. Likväl är det många kommunanställda som handlar på andra ställen.


Men att vinna en upphandling med kommunen har även haft oväntat positiva effekter på antalet privatkunder berättar Viviane i avsnitt 32 av “Nästa steg”, Vad Vi Vets podd om företagande. Där berättar hon också varför det gjort det lättare att vinna andra upphandlingar.

Även den duktige förlorar en upphandling ibland

Trots att hon är riktigt bra på upphandlingar förlorar Viviane emellanåt. Det gäller att ha koll på detaljerna. Det kan till exempel handla om att man gissar att en anställd har rätt kompetens och utbildning, men när kraven granskas närmare kanske det inte räcker och då vinner någon annan upphandlingen.

 

- Du kan inte gissa att det här räcker, säger Viviane som uppmanar alla att hålla koll på detaljerna.


De som sköter upphandlingarna är inte vana att få frågor eftersom många företagare inte vågar ifrågasätta underlagen. Viviane är inte en av dem.

 

- Jag tror att jag är den som skickar in flest frågor när det är upphandling! förklarar hon med ett skratt.

 

Hon har märkt att upphandlarna blir glada över att få frågor som gör att man kan undvika missförstånd. Hon ser det som sin uppgift att utbilda upphandlarna så att skattepengarna används bättre.


Ett exempel på det var under en upphandling där en myndighet uppgett att buketterna skulle levereras inslagna i cellofan. Men cellofan är plast och Viviane invände att myndigheten varit inkonsekvent. Det ledde till att kravet ströks. Genom att vara vaksam under upphandlingarna kan hon även se till att konkurrenterna inte får några fördelar genom felaktiga inköp, till exempel genom att dumpa priset på växter som ingen egentligen beställer.


I avsnittet delar hon generöst med sig av fler saker hon lärt sig under de snart två decennier hon deltagit i offentlig upphandling.

Prenumerera på Nästa steg så du inte missar några avsnitt! 

Du finner den på Spotify, Apple Podcaster, Acast, Google Podcaster och i alla andra appar där poddar finns.

Camilla Ahlsson, Affärschef Almi Uppsala
Camilla Ahlsson, Affärschef Almi Uppsala

Att vinna upphandlingen kan trygga framtiden

Camilla Ahlsson är affärschef, Almi Uppsala, och arbetar mycket med att hjälpa företagare i frågor kring offentliga upphandlingar. Hon känner väl till svårigheterna: att det kan vara jättesvårt, jobbigt och tidskrävande. Samtidig handlar det om väldigt mycket pengar och att ta hem en offentlig upphandling kan ge säkra affärer i flera år framåt. Hon har många goda tips för den som vågar och vill. Här är några:

 

  • Börja i tid.
    Man har ofta 30 dagar på sig och det är mycket att göra. Läs igenom underlaget noga och ställ frågor kring upphandlingen.
  • Förstå processen.
    Lär dig hur anbudet utvärderas. Ofta är det inte bara priset som spelar roll. Det kan ofta utgöra en femtedel av totalpoängen. Andra faktorer är förmåga att leverera och kompetens.
  • Vänta med inlämningen.
    Det kan vara klokt att vänta med att lämna in anbudet till slutet av upphandlingstiden. Då hinner du se alla frågor och svar som kommer in, vilket kan leda till nya insikter.

Du vet väl att vi också gör upphandlingar?

Se om det är någon som passar för ditt företag på: almi.se/upphandlingar