Knepen för att skriva offerter som säljer

Blocket är framme, pennorna är nya, datorn är fulladdad. Du har allt för att skissa på en offert till en potentiell kund - men hur strukturerar du den bäst för att ta hem affären?

Avgörande för en vinnande offert är att formulera den så att den som får den inte tappar intresse. Alla som någon gång skrivit en offert vet att det låter enklare i teorin än det är i praktiken, så Per Grankvist, programledare för Nästa steg, tog hjälp av två proffs för att skapa en struktur som funkar.

En offert ska inte bara beskriva vad du erbjuder och vad det kostar. Det är ett sätt att beskriva vilket värde du skapar, och därmed motivera prissättningen för det värdet. Lyckas du inte motivera kostnaden eller nyttan är risken stor att du inte får affären. En av de största missarna som du gör är att du försöker skriva alldeles för komplicerade offerter.

Det konstaterar Payman Hazheer, vd för den framgångsrika retailbyrån Workshop, i avsnitt 13 av Vad Vi Vets företagarpodd Nästa steg som handlar om hur du skriver vinnande offerter. Han varnar för att försöka framstå som så professionell som möjligt i sina offerter, då detta lätt leder till att du inkluderar komplexa beskrivningar och högtravande ord. På Workshop kallar de sånt för att skriva offert med lösskägg.

- Det har blivit ett begrepp hos oss. 'Ta av dig lösskägget!' säger vi när vi ser en dålig offert, berättar Payman.

Trots goda intentioner, leder detta alltför ofta till att du istället tappar kunden. Förstår kunden inte vad det står i offerten så kan de tro att de luras in i något krångligt avtal eller att de köper grisen i säcken.

- Kalla en spade för spade! Tänk ur kundens ögon: vad vill kunden se och vad finns det för nytta för kunden? Det är i grund och botten ganska enkelt om man bara håller sig till det Det där med att utgå från kundens perspektiv i alla moment i ett offertarbete kan inte betonas nog mycket, säger Payman. Fråga dig ”Om jag är kund, hur läser jag offerten då? Vad är viktigt för mig?” Även om det gäller en komplex affär, så ska din offert vara så enkel och tydlig att kunden kan förstå den på nolltid. Med andra ord – inga svåra ord, ingen komplicerad struktur och inga krångliga betalningsmodeller.

Hur förhindrar du då att kunden inte blir chockad av priserna i offerten? Det beror på kundrelationen, menar Payman. Om du redan har en god relation kan du absolut förbereda kunden genom att prata priser redan innan offerten skickas ut.

Om du däremot har med en ny kund att göra, kan det vara en bra idé att skriva ett intro i början av offerten som kort och gott beskriver hur du har tänkt och vad förslagen kommer att generera för kunden. Detta skapar en förståelse redan innan du kommit fram till prisförslagen. Kunden läser då kostnaden med vetskapen om värdet som förslaget kommer att skapa för dem.

Gör det enkelt för kunden att fatta beslut

På faktureringstjänsten Billogram skriver man inte offerter, utan "lösningsförslag". Skillnaden?

- Det är egentligen samma sak men lösningsförslag öppnar upp för en diskussion med kunden, berättar Jenny Treffner. Hon är kundansvarig på Billogram och har lång erfarenhet av att skriva stora, och komplexa offerter. Ett lösningsförslag gör det möjligt att diskutera pris och erbjudande på ett mer öppet sätt, menar Jenny, medan en offert kan uppfattas som huggen i sten.

Jenny säger att det är viktigt att ta reda på syftet med offerten. Varför vill kunden ha en offert och vilka beslutfattare ska den passera? Vet du det kan du anpassa utformning och innehåll efter kundens behov. Ett misstag är att inte fråga hur kunden tänkt att utvärdera offerten och vilka som kommer att vara inblandade i det, menar Jenny.

- Det är svårt att skriva en offert utan att ha en bild av hur beslutsfattandet ser ut eller hur beslutsprocessen ser ut.

Så hur länge ska du vänta på kundens återkoppling på offerten? Inte för länge, menar Jenny Treffner. Hon ger rådet att ligga på, men på ett snällt sätt.

- Förhoppningsvis vet du så pass mycket om beslutsprocessen att du vet när det är läge att höra av dig. Men jag tycker att det är bättre att höra av sig en gång för mycket än en gång för lite.

Jenny brukar fråga om offerten kommit fram eller om de har några funderingar, och erbjuder sig samtidigt att komma och presentera offerten om kunden vill det.

Prenumerera på Nästa steg så du inte missar några avsnitt! 

Du finner den på Spotify, Apple Podcaster, Acast, Google Podcaster och i alla andra appar där poddar finns.