Webbplatsen kommer inte fungerar helt korrekt om er webbläsares JavaScript funktion är inaktiverad.

Slippa hålla på med kvitton - är det ens möjligt?

Att digitalisera är en sak, automatisera en annan. För den som vill minimera sin admin är automatisering av faktura- och kvittoflöden ett sätt att frigöra tid till annat samtidigt som man får bättre kontroll.

Bokföring blir lätt likställt med att sortera kvitton. Först få koll på var de är, sedan sortera i ordning, tejpa upp på A4-papper och i bästa fall hitta en rimlig ordning i den där pärmen där allt enligt lagen ska förvaras i sju år. Och så den där frustrationen när ett kvitto saknas. Om du är bekant med känslan är du inte ensam. Inte ens redovisningsbyråer gillar kvitton.


- Många tänker att redovisningsbyråer är några som verkligen gillar papper, kvitton och siffror. Men vi gillar ju människor och entreprenörer! Vi ser helst att man slipper dubbeljobbet och skickar in kvitton digitalt direkt, säger Joakim Lindh, vd för redovisningsföretaget Trimero, i Nästa steg, podden om företagande.


Jobba dubbelt? Han syftar på att det att det tar längre tid att spara och sortera kvitton för att sedan åka in till redovisningskonsulten med dem, jämfört med att fota av kvittona med en app direkt efter inköp och skicka iväg automatiskt till bokföringsprogrammet.

Många tänker att redovisningsbyråer är några som verkligen gillar papper, kvitton och siffror. Men vi gillar ju människor och entreprenörer! Vi ser helst att man slipper dubbeljobbet och skickar in kvitton digitalt direkt.
Joakim Lindh

Kvittoappen är steg ett i att bli mer effektiv. Den läser av datum, moms och annat smått och gott som du sedan slipper mata in manuellt. Ännu mer effektiv blir du om du går till källan, menar Joakim. Alltså klurar ut hur du kan göra för att inte få några kvitton på papper över huvud taget.


- Nittio procent kan du säkert få digitalt från första början och då slipper du mycket av problemet du har med fysiska underlag. Det är inte jättekul med en massa pärmar hemma med kvitton.

 

Sparar du allt digitalt räcker det med att ha underlagen i bokföringssystemet. Hej då pärmar, alltså.

 

En annan poäng med att få kvittona digitalt i stället för på papper är förstås att du var de är, menar Joakim. Det är just när det gäller kvitton som vi gör fel – och då kan det ta tid att reda ut.

När du väl fått in alla kvitton digitalt vidarebefordrar du dem till den mejladress som de flesta affärssystem har för kvitton.

 

- Då får du just det automatiserade flödet, säger Joakim.

 

Det här är själva grejen, om man ska tro honom. Att digitalisera – alltså att se till att alla underlag kommer in digitalt – är en sak. Men om du verkligen ska spara tid och pengar gäller det att automatisera processer. Att ha program som jobbar för dig, och som minimerar behovet av handpåläggning av dig eller din redovisningskonsult.


På samma sätt som du ska få in leverantörsfakturor och kvitton digitalt ska du förstås utnyttja affärssystemet för att få iväg fakturor – och bokföra när de är betalda – med så liten insats från din sida som det bara går.

Prenumerera på Nästa steg så du inte missar några avsnitt! 

Du finner den på Spotify, Apple Podcaster, Acast, Google Podcaster och i alla andra appar där poddar finns.

Idris Danishmand
Idris Danishmand, rådgivare Almi

Så effektiviserar du dina flöden

Idris Danishmand är rådgivare på Almi och stöttar företagare som vill digitalisera pappersarbetet. Han har två råd till den som vill komma igång:

 

  • Kartlägg behovet.
    Det är lätt att kasta sig över allt på samma gång, men kartlägg och se vilken åtgärd som gör störst skillnad först. Börja där. 
  • Ta en sak i taget.
    När du väl sett att det gick bra med det första steget är det så mycket lättare att ta sig an nästa och nästa … Då kommer inte ett bakslag kunna få dig att ge upp.