Två personer som arbetar tillsammans vid ett bord, med en bärbar dator, en surfplatta och dokument med diagram. Deras händer pekar och skriver, och glasögon ligger bredvid papperen i förgrunden. Solens ljus lyser in från vänster och skapar en varm atmosfär.

10 saker att ha koll på inför bokslut och årsredovisning

Övrigt

Bokslut och årsredovisning är inte något som börjar efter årsskiftet. För många företagare avgörs resultat, eget kapital och handlingsutrymme långt innan bokslutsarbetet startar, genom hur bokföring, underlag, löner, lager, moms och personalfrågor hanteras under året.

Den här sidan beskriver vad som är viktigt att ha kontroll på inför bokslut och årsredovisning, varför det är viktigt och vad som kan hända om frågorna uppmärksammas för sent.

1. Bokslutet görs efter årsskiftet – men utfallet bestäms före

Bokslutet upprättas först när räkenskapsåret är slut, men visar bara resultatet av det som redan har hänt.

Det innebär att:

resultatet påverkas av hur intäkter och kostnader bokförts under året
eget kapital påverkas av förluster, avskrivningar och löneuttag
vissa åtgärder, till exempel ägarlöner eller aktieägartillskott som ska påverka året, inte kan göras i efterhand

Om problem upptäcks först när bokslutsarbetet påbörjas kan handlingsutrymmet vara begränsat.

2. Löpande bokföring och underlag – grunden för bokslutet

Bokslutet bygger på den löpande bokföringen. Alla affärshändelser ska bokföras löpande och varje bokförd post ska ha ett underlag (verifikation) som styrker affärshändelsen.

Underlaget ska visa:

vad affärshändelsen avser
datum och belopp
motpart
hur moms har hanterats

Ansvaret för att bokföringen är korrekt och att underlag finns ligger alltid på företaget, även om bokföringen sköts av extern redovisningskonsult.

3. Digitala underlag, kvitton och systemstöd – vad gäller i praktiken

I dag är digitala underlag fullt godkända:

papperskvitton får skannas eller fotograferas
digitala kvitton och pdf-fakturor är original
det är det digitala underlaget som ska sparas, inte papperskvittot

Bankkopplingar, kassasystem och andra systemstöd kan automatisera bokföringen, men de ersätter inte kravet på underlag.

Det måste alltid gå att se vad en transaktion avser och hur momsen har hanterats.

4. Bokslutsunderlag per balansdagen

Utöver den löpande bokföringen kräver bokslutet särskilda underlag per bokslutsdagen, till exempel:

inventeringslista för varulager
anläggningsregister som visar tillgångar och avskrivningar
underlag för upplupna kostnader och intäkter
låneavtal, räntespecifikationer och leasingavtal

Dessa underlag tas inte fram automatiskt och behöver ofta förberedas särskilt inför bokslutet.

5. Varulager vid bokslut – värdering

Varulagret ska vid bokslut värderas enligt lägsta värdets princip.
Det innebär att lagret normalt tas upp till inköpspris (anskaffningsvärde), inklusive frakt och andra direkt hänförbara inköpskostnader.

Om varor är inkuranta, skadade eller svårsålda ska värdet justeras ned till bedömt försäljningsvärde.

Värderingen ska bygga på inventering per bokslutsdagen och dokumenteras enligt god redovisningssed från Bokföringsnämnden. Skattemässigt accepteras samma huvudprincip enligt Skatteverket.

6. Periodisering, kontantmetod och moms – vad gäller vid bokslut

Vid bokslut ska kostnader och intäkter redovisas det räkenskapsår som de hör till, oavsett när betalning sker. Detta gäller även företag som använder kontantmetoden under året.

Moms redovisas däremot enligt momsreglerna, vilket innebär att kostnaden och momsen inte alltid hamnar i samma period.

Exempel:
En tjänst utförs i januari, men faktureras och betalas i december.
Kostnaden hör till januari (nästa räkenskapsår), medan momsen redovisas i december. Detta är korrekt.

7. EU-handel och årsskifte

Vid handel med varor inom EU ska transaktionen redovisas den period då varan transporteras och tas emot, inte när beställning eller betalning sker.

Detta är särskilt viktigt vid årsskifte, eftersom uppgifterna ska stämma mellan länder vid myndigheternas avstämningar.

8. Löner, ägarlöner och semesterskuld

Löner ska periodiseras korrekt vid bokslut, inklusive:

arbetsgivaravgifter
semesterskuld

Semesterskulden består av intjänade men ej uttagna semesterdagar inklusive arbetsgivaravgifter. Om personal inte tar ut semester löpande byggs semesterskulden upp, vilket:

ökar skulderna i balansräkningen
belastar resultatet
kan påverka eget kapital negativt

Detta är särskilt tydligt när semesterår och räkenskapsår sammanfaller. Genom att planera semesteruttag under året kan semesterskulden hållas på en rimlig nivå.

Ägarlöner behöver också planeras i tid eftersom de påverkar:

resultat
eget kapital
framtida utdelningsutrymme

9. Eget kapital och kontrollbalansräkning – hur aktiekapitalet kan återställas

Om det finns skäl att anta att mer än hälften av aktiekapitalet är förbrukat är styrelsen skyldig att omedelbart agera och upprätta kontrollbalansräkning (KBR). Ansvaret uppstår när kapitalbristen uppkommer – inte vid bokslutet.

Om kontrollbalansräkningen visar kapitalbrist finns flera möjliga åtgärder för att återställa aktiekapitalet, beroende på bolagets situation:

Aktieägartillskott: ägarna tillskjuter kapital till bolaget (villkorat eller ovillkorat).
Nyemission: nya aktier ges ut mot kontant betalning eller apport.
Kvittning av skulder: exempelvis omvandling av ägarlån till eget kapital.
Resultatförbättrande åtgärder: kostnadsminskningar, prishöjningar eller andra åtgärder som stärker resultatet över tid.
Omstrukturering av verksamheten: till exempel avyttring av tillgångar eller minskning av lager för att frigöra kapital.

Åtgärderna måste vara beslutade och genomförda inom lagstadgade tidsramar. Om aktiekapitalet inte återställs i tid kan bolaget bli föremål för tvångslikvidation via Bolagsverket.

Viktigt: även om kapitalet återställs i bokslutet måste reglerna om kontrollbalansräkning följas när kapitalbristen uppstår. Bokslutet ersätter inte styrelsens ansvar.

10. Årsredovisning, K2/K3 och revisionskrav

Alla aktiebolag ska upprätta årsredovisning efter bokslutet. Mindre bolag tillämpar normalt K2 eller K3, vilket påverkar hur tillgångar, avskrivningar, lager och upplysningar redovisas.

Endast bolag som uppfyller lagstadgade gränser omfattas av revisionsplikt. Övriga bolag lämnar in årsredovisning utan revision.