Information om Almis hantering av personuppgifter om dig som ansöker om lån, affärsutveckling eller är kund till Almi

I denna policy kommer det att beskrivas hur Almi samlar in, använder, lagrar och delar personuppgifter om dig som ansöker om lån, affärsrådgivning, är kund till Almi eller har varit kund.

Inom Almi-koncernen (nedan Almi) har Almi AB ett gemensamt ansvar med sina respektive dotterbolag för behandlingen av personuppgifter. Inom ramen för kredit och affärsrådgivning är det delade ansvaret mellan Almi AB och det Almi Företagspartner bolag som ansökan om kredit eller affärsrådgivning görs till eller är/har varit kund via.

Personuppgifter kan hanteras inom nedan områden och behandlingar om dig som är:
Företrädare, firmatecknare eller vd för det ansökande företaget
Anställd hos ett ansökande företag eller kund
Huvudman
Borgensman
Styrelseledamot för det ansökande företaget
Företrädare för medfinansiärer
Företrädare för revisions-/redovisningsbyrå
Mentor

Gemensamt kommer dessa kategorier att benämnas som kund. När vi hänvisar till dig som registrerad innebär det att personuppgifterna kommer direkt från dig som vi hanterar personuppgifter om.

Personuppgiftskategorier och exempel på personuppgifter

I informationen nedan om hur Almi behandlar dina personuppgifter anges det vilka personuppgiftskategorier som ingår i varje behandling. Nedan tabell anger exempel på vilka personuppgifter som hanteras i respektive personuppgiftskategori.

Personuppgiftskategorier	Exempel på personuppgifter
Användargenererade uppgifter	Cookies, loggar
Bankuppgifter	Namn på bank, kontonummer
Brottsuppgifter	Dom om ekonomisk brottslighet
Demografiska uppgifter	Födelsedatum, kön, civilstånd
Finansiella uppgifter	UC, kontoutdrag
Företagsuppgifter	Företagsnamn, organisationsnummer (personnummer för enskild firma)
Identitetsuppgifter	Namn, personnummer, användarnamn, olika typer av ID som KundID, anställningsnummer eller IP-adress, underskrift, passnummer, skyddad ID
Kommunikation	Innehåll i mejl, typ av ärende, redaktionellt innehåll, mötesanteckningar, närvaro vid möten
Kontaktuppgifter	Adress, telefonnummer, e-post
Ljud-och bildmaterial	Filmer, fotografier, ljudinspelningar
Organisatorisk information	Roll, titel, grupptillhörighet
Politisk utsatt ställning	Anges om du har en sådan ställning eller inte

Almis hantering av personuppgifter om dig som kund

Nedan anges hur Almi hantera dina personuppgifter och där den rättsliga grunden är intresseavvägning.

För mera information om Almis intresse och den avvägning som gjorts vänligen kontakta Almis Dataskyddsombud.

Behandling	Personuppgiftskategorier som behandlas	Ändamål med behandlingen	Hur samlas personuppgifter in?
Användning av generativ AI	Alla typer	Personuppgifter behandlas i syfte att generera, analysera, sammanfatta eller omstrukturera information baserat på innehåll som finns i användarens miljö, såsom e-post, dokument och chattar. Målet är att förbättra produktivitet, beslutsstöd och kommunikation i verksamheten.	Genereras internt
Affärsutveckling och finansiering	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter	Genom insamling och analys av data möjliggöra planering, genomförande och uppföljning av rådgivnings- och utvecklingsinsatser riktade till företag, i syfte att stärka deras långsiktiga tillväxt, konkurrenskraft och hållbarhet i enlighet med Almis uppdrag. Samt vid behov hantera och administrera statsstöd inklusive rapportering till Kommissionen och Tillväxtverket	Kund UC Offentliga källor Företrädare för Kunden
Antibedrägerier	Finansiell information Företagsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter	Kontrollera och granska misstänka bedrägerier samt anmäla dessa till polisen.	Kund, Genereras internt
Beredning och beslut av lån	Finansiell information Företagsuppgifter Kommunikation Kompetensuppgifter Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter	Personuppgifter behandlas för att kunna bereda, pröva och fatta beslut om lån, inklusive bedömning av låneansökan, kunddialog, framtagande av kreditunderlag, kreditbeslut samt överlämning till låneadministration.	Dig som registrerad och företrädare för Kunden
Compliance- Kontroll och granskning	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter	Syftet är att säkerställa att Almi följer gällande lagar, regler och interna policyer. Personuppgiftsbehandling kan behövas för att kunna utföra granskningar som initieras.	Genereras internt
Förvaltning av lån	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter	Personuppgifter behandlas för att möjliggöra löpande hantering och administration av lån, inklusive ändringar av villkor, hantering och uppföljning av säkerheter, amortering, utskick av avier, hantering av löpande händelser i låneengagemanget, kundkontakt, löpande rapportering till EIF för garanterade lån samt vid behov avslut av lån.	Dig som registrerad och företrädare för Kunden
Elektronisk kommunikation	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter	Kommunicera elektroniskt med Almi eller inom Almi (all kommunikation i epost, teams osv)	Dig som registrerad
Hantering av film och bild	Identitetsuppgifter Ljud-och bildmaterial	Användning och sparande av bilder för användning internt samt externt.	Dig som registrerad
Incidenthantering	Identitetsuppgifter	Syftet med personuppgiftshantering för incidenthantering är att säkerställa att organisationen kan hantera och åtgärda incidenter effektivt, samtidigt som den följer dataskyddslagstiftning, såsom GDPR. Det handlar om att samla in, använda och skydda de personuppgifter som behövs för att utreda, rapportera och lösa säkerhetsincidenter.	Den som anmäler eller genereras internt
Internrevision - granskningar	Finansiella uppgifter Företagsuppgifter Identitetsuppgifter	Internrevisionen genomför granskningar med syfte att säkerställa ändamålsenliga interna processer, regelefterlevnad, effektiv riskhantering etc. Granskningar genomförs på väsentliga områden som beslutas av styrelsen och Riskutskott. I undantagsfall kan detta innebära att internrevisionen behöver behandla data om kunder.	Genereras internt
Kredit – onboarding av ny kund	Finansiell information Företagsuppgifter Kommunikation Kompetensuppgifter Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter	Att möjliggöra säker identifiering, verifiering och registrering av nya kunder samt hantering av låneansökningar, från initial kontakt till beslut, i syfte att kunna bedöma finansieringsbehov och genomföra kreditprövning i enlighet med Almis uppdrag och tillämpliga krav.	Dig som registrerad och företrädare för Kunden
Kundbearbetning/sälj	Kontaktuppgifter Kommunikation	Möjliggöra riktad och effektiv kundbearbetning genom att identifiera, kontakta och följa upp potentiella företagskunder, i syfte att erbjuda relevanta finansierings- och affärsutvecklingsinsatser i enlighet med Almis uppdrag. Behandlingen ska säkerställa att rätt företag nås vid rätt tidpunkt, möjliggöra kvalificerad dialog och bedömning av behov, samt bidra till en träffsäker, affärsmässig och transparent hantering av kundrelationer.	Externa källor samt dig som registrerad
Kundklagomål	Företagsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk Information	Genom ett väl fungerande och ändamålsenligt sätt att hantera kundklagomål, ges den som framfört ett klagomål möjligheten att få sina intressen tillgodosedda. Detta är betydelsefullt för att upprätthålla allmänhetens förtroende för Almi.	Dig som registrerad, Kund
Loggar och monitorering	Användargenererade uppgifter Identitetsuppgifter	Loggning och monitorering av användning av hårdvara och system för att kunna spåra vad som hänt vid fel eller oegentligheter eller av andra säkerhetsskäl.	Generas internt
Obeståndsärende	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter Organisationsuppgifter	Hantering och administrering av obeståndsärende, inkluderat dokumentation av ärende, kravhantering gentemot bolag och borgensman, samt indrivning av fordran via kronofogdemyndigheten samt domstol eller konkursförvaltare.	Dig som registrerad, Kund Hämtas internt
Rapportering statistik penningtvätt/terrorism	Identitetsuppgifter	Ledningen ges en översikt via statistik över risknivåer, trender, och eventuella brister i kontroller. Genom statistiken kan man följa upp hur effektivt interna kontroller fungerar och om ytterligare åtgärder behöver vidtas.	Hämtas internt
Service vid kontakt	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter	Kontakt med intressenter och potentiella kunder via epost, kontaktformulär, chatt i syfte att svara på frågor skriftligen och genom detta ge vägledning till Almis produkter och tjänster. För utvalda dotterbolag skickas e-post till ansvarigt dotterbolag för vidare hantering.	Dig som registrerad
Statistik och rapportering	Identitetsuppgifter Företagsuppgifter	Sammanställande av statistik och rapportering till Tillväxtverket, (stödområde B), Europeiska investeringsfonden och Tillväxtanalys	Hämtas internt
Statistik och rapportering (redovisning)	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter	Framtagande och sammanställning av statistik för interna syftet exempelvis förbättringsarbete, resultatuppföljning, rapportering mot styrelse, ägare, måluppföljning.	Genereras internt
Telemarketing	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk information	För att nå ut till en identifierad målgrupp av kunder eller intressenter (tex potentiella kunder) genomförs telemarketing genom extern leverantör.	Genereras internt
Test av system	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter Organisatorisk Information	Test av system/applikation/API innan det sätts i produktion för att säkerställa funktionalitet och säkerhet.	Hämtas internt
Utbetalning av lån	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk Information	Personuppgifter behandlas för att möjliggöra utbetalning av beviljade lån, inklusive kontroll av firmatecknare, framtagande och signering av lånehandlingar, hantering och bevakning av säkerheter (såsom borgen och pantförskrivningar), genomförande av utbetalning samt dokumentation och arkivering av låneärendet.	Genererat internt
Verifieringsmedel (kan vara privatperson)	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter	För att ta emot, bedöma, genomföra samt dokumentera beslut om verifieringsmedel till företag och/eller privatpersoner som ansökt om verifieringsmedel i syfte att komma vidare med en innovativ affärsidé. Samt vid utbetalning anmäla och dokumentera de minimisstöd.	Dig som registrerad, Kund

Så här länge sparas Almi dina personuppgifter

Personuppgifter i ovan behandlingar kommer att sparas så länge det krävs för att uppfylla syftet med behandlingen.

Behandlingar där personuppgifter behandlas med rättslig skyldighet som rättslig grund.

Om personuppgifter inte lämnas för de behandlingar som anges nedan påverkar detta din möjlighet att få lån eller affärsrådgivning via Almi.

Behandling	Personuppgifter som hanteras	Ändamål med behandlingen	Hur länge uppgifterna sparas	Hur samlas personuppgifter in?
AML kundkännedom	Brottsuppgifter Finansiella uppgifter Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kompetensuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk information Politiskt utsatt ställning	Uppfyllnad av regelverket genom att arbeta för syfte att uppnå god kundkännedom i alla affärsförbindelser, både före en affärsförbindelse startas och fortlöpande så länge som affärsförbindelsen fortgår. Genomföra en riskbedömning (kundkännedom) i syfte att motverka penningtvätt, finansiering av terrorism och grov brottslighet vid finansiering, riskkapital och affärsrådgivning.	5 år (i vissa fall 10 år) efter avslutat kundrelation	Kund, UC, Bolagsverket, Skatteverket, PEP-register Allmänna källor
Bokföring	Identitetsuppgifter Företagsuppgifter	Arkivering av underlag vid fakturering för bokföringsändamål	7 år	Kund
Kundreskontra - Fakturering	Företagsuppgifter Identitetsuppgifter	Fakturering till kund för att erhålla betalning.	10 år	Dig som registrerad, Kund
Hantering och uppföljning av statsstöd (TVV)	Företagsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatoriska uppgifter	Personuppgifter behandlas för att möjliggöra hantering och uppföljning av statsstöd, inklusive administration av stödärenden, upprättande och inlämning av rekvisitioner till Tillväxtverket, kontroll och redovisning av stödmedel samt dokumentation och arkivering av underlag i enlighet med tillämpliga lagkrav och villkor för statsstöd.	10 år från avslutad ERUF program och/eller utbetalning beroende på typ av stöd	Kund, Genereras internt
Transaktionsmonitonering	Finansiella uppgifter Företagsuppgifter Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Organisatorisk Information	För pågående affärsrelationer övervaka transaktionerna till Almi i form av amortering/ränta för finansiering och invest-transaktioner/exit i syfte att, i möjligaste mån, undvika att Almi deltar i brottsliga transaktionsflöden. Kontrollera inbetalningar i syfte att motverka penningtvätt	5 år från avslutad kundrelation	Kund
Registrerades rättigheter	Alla typer av personuppgifter	Ta emot och hantera förfrågningar från registrerade och dess rättigheter enligt GDPR. Samt genomföra den åtgärd den registrerade begär t.ex. registerutdrag och radering av personuppgifter.	1 år från förfrågan	Hämtas internt
Uppgifter till Polismyndigheten/FIPO	Bankuppgifter Brottsuppgifter Finansiella uppgifter Identitetsuppgifter Kommunikation Kontaktuppgifter Organisatorisk information Politisk utsatt ställning	Överlämna information till Polismyndigheten enligt lagkrav vid misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism	5 år att anmälan gjorts, 30 dagar för uppgifterna	Hämtas internt
Årsrapportering till Finansinspektionen	Identitetsuppgifter Politisk utsatt ställning/RCA	Få fram ett underlag för att ta fram samlad statistik för den årliga rapporteringen till Finansinspektionen som krävs enligt föreskrifter. Inga personuppgifter delas med FI men personuppgiftsbehandling krävs i vissa fall för att få fram statistik.	Efter att statistik är inskickat.	Den registrerade

Utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter kan komma att lämnas ut till din bank, myndigheter och de systemleverantörer Almi använder sig av. För exakt information om vem dina personuppgifter har lämnas ut till vänligen kontakta Almis Dataskyddsombud. Notera dock att ett utelämnande till Polisen inte kommer att meddelas dig och Almi får inte berätta om misstanke om brott finns i enlighet med Lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Lagring av dina personuppgifter sker inom EU men i flera fall har Almi en IT-systemleverantör som antingen har moder- och/eller dotterbolag i länder utanför EU (tredje land) och/eller underleverantörer i tredje land. Detta kan medföra att en överföring av dina personuppgifter kan ske. Vid överföring av personuppgifter till tredje land görs detta med stöd i EU-kommissionens adekvansbeslut eller standardavtalsklausuler.

Uppdatering av information

Denna information kan komma att uppdateras, väsentliga ändringar anges här.
2024-07-02: Omstrukturering och tydliggörande kring behandlingar, laglig grund, var personuppgifter hämtas ifrån och till vem de kan lämnas ut
2025-05-06: Tydliggjort syften och lagt till nya och tagit bort inaktiva behandlingar.
2026-06-26: Flera mindre behandlingar har slagits samman i tydligare processteg och behandling kring statsstöd har tydliggjorts.

Skydd för personuppgifter

Vi har vidtagit lämpliga administrativa, tekniska, organisatoriska och fysiska säkerhetsåtgärder för att skydda de uppgifter vi har om dig mot förlust, missbruk, obehörig åtkomst, röjande, ändring och förstöring.

Dina rättigheter i fråga om dataskydd

Som registrerad person har du följande rättigheter i fråga om de personuppgifter Almi har om dig:
 
Begära åtkomst till dina personuppgifter
Du har rätt att få åtkomst till de personuppgifter som Almi har om dig. Detta brukar även kallas rätten till registerutdrag. Detta innebär att du har rätt att begära ett utdrag av alla personuppgifter som Almi behandlar om dig. Detta utdrag ska ges utan dröjsmål och senast inom en månad efter att begäran har mottagits.
 
Begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter
Om personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära rättelse av uppgifterna, med de begränsningar som anges i lag eller annan författning.
 
Begära radering
Du har rätt att vända dig till Almi och be att personuppgifter om dig raderas i nedan angivna fall. Radering ska ske utan onödigt dröjsmål.
Om personuppgifter inte längre behövs för att uppfylla de ändamål för vilka de samlats in
Du återkallar ditt samtycke som behandlingen baseras på och det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen
Du invänder mot behandlingen
Personuppgifterna har hanterats på ett olagligt sätt

Personuppgifter måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse
 
Begränsning av behandling av personuppgifter
Du har rätt att begära att Almi begränsar en behandling om det är oklart om och när Almi måste radera dina personuppgifter. Begränsning innebär att Almi, med undantag för lagring, bara får behandla dina personuppgifter med ditt samtycke, för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller för att skydda någon annans rättigheter. Rättigheten om begränsning kan du använda i följande fall:

Du bestrider att personuppgifterna är korrekta och Almi ska utreda om personuppgiften ska rättas
Du vill inte att Almi ska radera dina personuppgifter
Behandling är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning i dess användning.
Almi behöver inte längre personuppgifterna, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Du har invänt mot behandlingen och Almi utreder din invändning men beslut har inte tagits än.

 
Invända mot behandling utifrån Almis berättigade intresse
Du har rätt att när som helst göra invändningar mot en behandling om behandlingen grundar sig på Almis berättigade intresse, dvs att den lagliga grunden för behandlingen är intresseavvägning. För att Almi efter mottagen invändning ska få fortsätta behandla personuppgifterna måste Almi visa avgörande skäl för att Almis intresse väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Alternativt måste Almi bevisa att behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du har alltid rätt att invända mot direkt marknadsföring.
 
Dataportabilitet
Om en behandling grundar sig på samtycke eller avtal och behandlingen sker automatiserat, det vill säga med hjälp av teknik utan hjälp av en människa, och du har tillhandahållit personuppgifter i ett allmänt använt, maskinläsbart format har du rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Dra tillbaka ditt samtycke 
För de behandlingar som har den lagliga grunden samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Detta innebär att Almi inte längre får behandla dina personuppgifter för ändamålet.

Kontakta Almi eller Integritetsskyddsmyndigheten

För frågor, utövande av dina rättigheter eller annat angående dataskydd som du vill prata med Almi om kan du kontakta dataskyddsombud@almi.se eller genom att skriva ett brev till Almi AB, Dataskyddsombud, Box 70396, 107 24 Stockholm. Du kan också lämna klagomål på Almis hantering av personuppgifter genom att kontakta Integritetsskyddsmyndigheten genom att skicka epost till imy@imy.se eller skicka ett brev till Integritetsskyddsmyndigheten, Box 8114, 104 20 Stockholm.