AI-baserad lösning effektiviserar och frigör tid till värdeskapande

Qvalify hjälper andra organisationer att uppfylla krav enligt olika standarder och regelverk. Nu vill företaget skala upp och växa men för att kunna göra det krävs bland annat olika systemstöd.

Genom ett digitaliseringsprojekt, delfinansierat av ett företagsstöd, har man kunnat ta in externa experter. Det här har bidragit till att projektet faktiskt blivit av - och att processen gått snabbare.

Målet med digitaliseringsprojektet var att effektivisera processer för att frigöra tid och energi till det som verkligen gör skillnad och ger en roligare vardag.

Nästa steg var att automatisera en stor del av bokningarna med hjälp av en AI-baserad lösning. En lösning som integrerar revisorers kalendrar och visualiserar tillgänglighet och beläggning utifrån kompetens, geografi och andra relevanta faktorer.

Berätta kort om upplägget av digitaliseringsprojektet

För att nå våra mål behövde vi först göra ett förarbete med att ta fram och testa den data vi hade för att ha rätt data att bygga vidare med. Första steget var därför ett uppstartsmöte tillsammans med våra olika leverantörer - av tjänsten, IT och affärssystemet.

En projektgrupp, bestående av de som dagligen arbetar med planering, har varit de som ansvarat för testning och som drivit projektet framåt. 

Under projektets gång har vi haft arbetsmöten varannan vecka tillsammans med leverantören för att vi löpande ska kunna testa och styra projektet åt rätt håll.

Det har varit mycket värdefullt att ha med alla intressenter från start och att skapa en förståelse för det som vi vill åstadkomma. 

Vi har jobbat med projektet under ca 4,5 månader och internt så har vi lagt tid på att testa och säkerställa att rätt data finns med. I övrigt så har vi köpt in konsulttimmar med experter inom de olika områdena.

Vilka effekter hoppas ni på att satsningen ska ge framåt?

Vi ser en framtid där AI och digitalisering tar hand om de uppgifter som lämpar sig bäst för teknik, så att vi människor kan lägga all kraft på att skapa värde genom kompetens, relationer och känsla. 

Det vi vill åstadkomma är att:

• få en bättre översikt av vår planering
• kunna möta revisorernas önskemål om beläggning på ett bättre sätt 
• få en mer balanserad arbetsbelastning
• snabbare och mer träffsäkert kunna matcha revisorer och uppdrag

Vad vill du säga till andra företagare som funderar på om det är värt att söka företagsstöd? 

Våga ta steget och bara gör det! Det blir en spark i baken som tar er och organisationen framåt.

För vår del har företagsstödet fungerat både som morot och piska. Jag är inte säker på att vi hade genomfört projektet utan stödet - och om vi hade gjort det så hade det troligen tagit betydligt längre tid.

Kontakta Almi för att se vad ni kan hitta för projekt i er organisation där ni har möjlighet att få ta del av företagsstöd. Om det handlar om digitalisering kan det även vara bra att prata med er IT- eller CRM-leverantör för att se vad det finns för möjligheter.