Almis visselblåsartjänst
Almi strävar efter att upprätthålla ett öppet affärsklimat och en hög affärsetik. Vi arbetar ständigt för att bekämpa korruption och andra allvarliga oegentligheter som kan drabba enskilda personer eller Almi som organisation negativt. En viktig del i det arbetet består i att tillhandahålla en rapporteringskanal där misstänkta oegentligheter kan anmälas på ett sätt som känns tryggt för den som anmäler.
Vår visselblåsartjänst tillhandahålls av en tredje part, WhistleB. Tjänsten är en krypterad webblösning och WhistleB sparar inte IP-adresser eller annan metadata. Du som rapporterar ett ärende kan vara anonym. Lösningen är inte avsedd att ersätta interna informations- och rapporteringskanaler, utan ska fungera som ett komplement till dessa.
Här hittar du vårt formulär där du anonymt kan lämna en anmälan gällande allvarliga oegentligheter.
Anmälningsformuläret kan också nås genom den externa webbadressen: https://report.whistleb.com/almivisselblasning.
Vanliga frågor och svar
Här finns frågor och svar samlade om Almis visselblåsartjänst.
Vad kan anmälas?
Visselblåsarkanalen är inte avsedd att ersätta andra interna informations- och rapporteringskanaler som exempelvis incidentrapportering. Tjänsten används när det är sakligt motiverat att inte använda de vanliga rapporteringskanalerna. Ett exempel kan vara att den som anmälan avser har en sådan ställning att anmälan annars riskeras att inte tas om hand på ett vederbörligt sätt.
Exempel på som omfattas av visselblåsning är:
- Allvarliga fall av diskriminering och trakasserier
- Allvarliga överträdelser av företagsinterna regler
- Företagets vitala intressen
- Fara för enskildas liv och hälsa
- Bokföringsbrott
- Revisionsbrott
- Mutbrott
- Allvarliga miljöbrott
- Stora brister i säkerheten
- Lagbrott i övrigt
Det krävs också att det finns ett allmänintresse av att missförhållandet kommer fram. För att det ska finnas ett allmänintresse ska
- det gälla allvarliga förhållanden,
- angå en krets som kan betecknas som allmänheten, och
- finnas ett legitimt intresse av att missförhållandet kommer fram.
Anmälaren behöver inte ha bevis för sin misstanke, men all information ska lämnas i god tro.
Hur lämnas en anmälan?
Varje Almibolag har sin egen visselblåsarkanal där anmälningar kan lämnas. På Almis externa hemsida finns länkar till dessa under ”Visselblåsning”. Länken går till ett externt system, Whistle B, anmälningar hanteras. Den som gör en anmälan i systemet kan välja att vara anonym.
En anmälan kan även göras via telefon på kontorstid till Chief Risk Officer eller Compliance Officer. Det finns även möjlighet att boka in ett fysiskt möte med någon av dessa.
Anmälan ska i övrigt innehålla de uppgifter som efterfrågas i anmälningsformuläret. Uppgifterna ska fyllas i enligt de instruktioner som anges i formuläret.
Vem får anmäla?
Samtliga medarbetare, volontärer, praktikanter, konsulter, samarbetspartners, arbetssökande, ägare, kunder, leverantörer och egenföretagare som söker eller utför uppdrag åt Almi. Personen som anmäler behöver inte för tidpunkten för anmälan vara verksam utan det är tillräckligt att hen fått del av inhämtat information under tiden i verksamheten.
På vilket sätt skyddas anmälaren?
Enligt Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden består det skydd som anmälaren har dels av ansvarsfrihet, dels av förbud mot hindrande åtgärder och repressalier. Det finns även bestämmelser om skadestånd. Skyddet gäller även vid offentliggörande av information. Varken någon på Almi eller personal på Whistle B har möjlighet att spåra vem som gjort anmälan i visselblåsarkanalen. En unik engångskod erhålls då man gjort en anmälan i systemet. En anonym dialog kan därefter ske utan att anmälarens identitet röjs.
Den som genom rapporteringen eller inhämtandet av information gör sig skyldig till ett brott har inte skydd mot repressalier.
Hur hanteras anmälan?
Den som gör en anmälan ska behandlas med respekt och tillförsäkras att anmälan kommer att behandlas seriöst och med omsorg.
Koncernens Compliance Officer samt koncernens Chief Risk Officer är mottagare av anmälningarna. Dessa har roller som är oberoende och skilda från verksamheten i samtliga Almibolag samt rapporterar direkt till koncernstyrelsen. Oberoende i den fortsatta bedömningen säkerställs genom att det är två parallella mottagare som är dels skilda från affärsverksamheten, dels skilda från varandra både geografiskt och organisatoriskt.
Om bägge dessa funktioner bedömer att anmälan inte uppfyller kraven enligt denna instruktion avgör dessa, i dialog med den som anmäler, om anmälan i stället ska hanteras som en incident eller på annat sätt.
Om anmälan bedöms uppfylla kraven enligt denna instruktion utreds anmälan vidare, i de fall det bedöms som nödvändigt lämnas anmälan vidare till upphandlad advokatbyrå. Om en anmälan handläggs vidare, och det bedöms som nödvändigt, kan information i anmälan även komma att delas med biträden i syfte att utreda anmälan eller göra en polisanmälan. Att lämna eventuellt kompletterande information är frivilligt för anmälaren.
Information som lämnas till den som anmälan avser
Anmäld person ska informeras om att anmälan i form av visselblåsning gjorts och att den anmälda personens personuppgifter behandlas i visselblåsartjänsten.
Huvudregeln är att den som en anmälan avser ska informeras så snart som möjligt i anslutning till att anmälan kommit in. Om det inte är möjligt att ge sådan information snarast, till exempel för att det kan äventyra den fortsatta utredningen, kan informationen dröja till sådan risk inte föreligger.
Anonymitet och konfidentialitet
All information i visselblåsartjänsten är krypterad och lösenordskyddad. Koncernens Compliance Officer samt koncernens Chief Risk Officer är de enda personerna på Almi som har tillgång till visselblåsarsystemet.
Om anmälaren väljer att vara anonym får ingen utredning om anmälares identitet göras. Inte heller får några åtgärder vidtas mot anmälaren på grund av att denne lämnat en anmälan, såvida det inte i lag föreskrivs att sådan utredning eller åtgärd måste vidtas.
Återkoppling till den som gjort anmälan
Den person som gjort anmälan ska få återkoppling på hur ärendet har behandlats och vad resultatet har blivit. Detta är delvis beroende på ärendets art och komplexitet. Det gäller bara så långt det är möjligt utan att avslöja konfidentiell information. Om det visar sig att misstanken är grundlös eller bygger på missförstånd ska anmälaren erhålla en utförlig förklaring.
Inom sju dagar ska anmälaren motta eventuella följdfrågor eller ett svar från Almi. Inom tre månader från att rapporten tagits emot ska återkoppling ges avseende åtgärder som vidtagits och skälen för dessa i den mån det är lämpligt.
Behandling av personuppgifter
Det är endast de behörigt utsedda medarbetarna, Chief Risk Office och Compliance Officer, som har tillgång till personuppgifter i ett uppföljningsärende. Om anmälare väljer att lämna sina personuppgifter, såsom kontaktuppgifter och incidentuppgifter, så använder Almi personuppgifterna för att ha kontakt med personen. Uppgifterna lämnas inte vidare till någon annan inom Almi. De personuppgifter som lämnas i en anmälan behandlas för att utreda och hantera ett potentiellt visselärende. Den rättsliga grunden för behandling baseras på de förpliktelser som följer av Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.
Almi uppmanar anmälaren till att inte inkludera känsliga personuppgifter om någon person ifall det inte är nödvändigt för att beskriva ärendet. I de fall känsliga personuppgifter anges i anmälan används de enbart i de fall det krävs för att följa upp ett ärende. Almi raderar omedelbart känsliga personuppgifter i de fall dessa inte är nödvändiga i visselblåshanteringen.
Personuppgifter i ett uppföljningsärende sparas och gallras i enlighet med Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.
Externa rapporteringskanaler
För vissa områden finns särskilda externa rapporteringskanaler:
Ekobrottsmyndighetens externa rapporteringskanal för ekonomisk brottslighet.
Ekobrottsmyndighetens externa rapporteringskanal för EU:s finansiella intressen i Sverige.
EU:s externa rapporteringskanal för anmälning av bedrägerier, korruption och andra brott som skadar EU:s ekonomiska intressen.