Behandling av personuppgifter - Almi Invest
-
Almi Invests behandling av personuppgifter i samband med investering i portföljbolag
Almi Invest värnar om skyddet av dina enskilda rättigheter och dina personuppgifter. Vi vill med den här informationen delge dig hur vi behandlar dina personuppgifter i samband med att du och ditt företag tar kontakt med Almi Invest för att ”pitcha ditt företag”, samt under tiden som Almi är ägare/delägare i företaget som du företräder. Vi vill även informera dig som är medfinansiär till, styrelseledamot i, eller anställd hos ett företag som Almi Invest AB (i fortsättningen Almi Invest) har investerat i att personuppgifter om dig kan komma att behandlas i samband med förvaltningen av företaget.
I samband med ditt företags (i fortsättningen företaget) kontakter med Almi Invest kommer Almi Invest att behandla information om ditt företag varav en del av informationen är personuppgifter.
1.1 Allmän information
1.1.1 Kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig är Almi Invest AB, Box 70407, 10725 Stockholm. Telefonnummer till kundtjänst och växel: 0771-55 85 00. Har du frågor eller synpunkter på vår hantering av personuppgifter, kontakta Almis Dataskyddsombud via mejl på dataskyddsombud@almi.se
Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter i strid med gällande lagstiftning kan du kontakta Datainspektionen på telefon 08-657 61 00 eller via mejl datainspektionen@datainspektionen.se
1.1.2 Övergripande ändamål
De övergripande ändamålen med de insamlade uppgifterna är att de ska bidra till en god kommunikation mellan oss på Almi Invest och dig i din roll som företagets företrädare, styrelseledamot och/eller medfinansiär samt bidra till att säkerställa att företaget uppfyller de krav som Almi Invest har på de företag och företrädare som ansöker om riskkapital. Personuppgifter kan även komma att behövas för att betala ut det avtalade investeringsbelopp som Almi Invest och företaget i ett avtal/kontrakt tillsammans har kommit överens om, samt i samband med att Almi Invest förvaltar och förädlar företaget.
Om du i din roll som företrädare för eller medfinansiär till företaget inte har möjlighet att delge dina personuppgifter, har Almi Invest inte någon möjlighet att uppfylla sina rättsliga förpliktelser och därmed har Almi Invest inte någon möjlighet att investera i företaget.
1.1.3 Dina rättigheter
Du har rätt att begära registerutdrag över vilka personuppgifter Almi Invest behandlar om dig, du har även rätt att begära att dina uppgifter rättas om det är så att du anser att de inte är korrekta. När det gäller önskemål om att personuppgifter ska raderas, kan du även begära detta såvida de inte utgör en nödvändig del av beslutsunderlag eller på annat sätt behövs för att Almi Invest ska kunna uppfylla sina rättsliga förpliktelser. Du har också rätt att begära begränsning av behandling i samband med att du har begärt rättelse/korrigering av eventuella felaktiga uppgifter och du har rätt att när som helst invända mot behandling av personuppgifter för direkt marknadsföring samt för behandling som grundar sig på intresseavvägning/berättigat intresse.
1.1.4 Automatiserade beslut
Almi Invest fattar inga automatiserade beslut i samband med att beslut om investering ska göras.
1.1.5 Lagring och gallring
Gallring av personuppgifter sker enligt gallringsplan, detta gäller både digital och pappersbunden informationshantering. Almi Invest sparar personuppgifter endast så länge det krävs för ändamålet eller i de fall lagstiftning stadgar särskild bevarandetid. När dina personuppgifter inte längre behövs kommer Almi Invest antingen att radera eller anonymisera dem.
1.2 Vilka personuppgifter behandlar Almi Invest om dig?
1.2.1 Personkategorier
Följande personuppgiftskategorier behandlar Almi Invest och som berör dig som:
- Företrädare för företaget
- Vd
- Ägare
- Firmatecknare
- Styrelseledamot
- Medfinansiär – affärsängel, företagsrepresentant
- Köpare
- Person med intresse av/för Almi Invest
- Mäklare
1.2.2 Företrädare för företaget
Identifierande data (namn, personnummer, bankid, kopia på firmatecknares id-handling) – erhålls av individ
Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ och av UC
Uppgift om relation till juridisk person (roll i företaget) – erhålls av individ/Bolagsverket
Uppgifter om personer med anknytning till företaget (namn och personnummer på huvudmän, firmatecknare, anställda och medfinansiärer) – erhålls av företagets företrädare i samband med KYC, och i samband med propå/due diligence
Ekonomiska data (lön) – erhålls av ägare
Kreditupplysning (avseende firmatecknare, huvudmän, medfinansiär) – erhålls av UC.
Uppgifter i korrespondens (namn och roll på företagets representanter kan förekomma i investerarens skriftliga dokumentation av kommunikationen – från mejl, möten, telefonsamtal) – erhålls av individ.
Uppgifter relaterade till kontraktshandlingen/-arna (all typ av information som är relaterad till avtalen, såsom fullmakter, säkerheter erhålls av individ
1.2.3 Styrelseledamot
Identifierande data (namn, personnummer, bankid, kopia på id-handling) – erhålls av individ
Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ och av UC
Uppgift om relation till juridisk person (roll i företaget) – erhålls av individ/Bolagsverket
Ekonomiska data (ev. ekonomisk ersättning) – erhålls av portföljbolaget.
Kreditupplysning (avseende firmatecknare, huvudmän, medfinansiär) – erhålls av UC.
Uppgifter i korrespondens (namn och roll kan förekomma i investerarens skriftliga dokumentation av kommunikationen – från mejl, möten, telefonsamtal) – erhålls av individ.
Uppgifter relaterade till kontraktshandlingen/-arna - erhålls av individ
1.2.4 Företrädare för medfinansiär/affärsängel
Identifierande data (namn, personnummer, bankid, kopia på id-handling) – erhålls av individ
Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ och av UC
Uppgift om relation till juridisk person (roll i företaget) – erhålls av individ/Bolagsverket
Ekonomiska data avseende person – erhålls av primärt av företrädare för portföljbolaget, kan även lämnas av individ.
Kreditupplysning (avseende firmatecknare, huvudmän, medfinansiär) – erhålls av UC.
Uppgifter i korrespondens (namn och roll kan förekomma i investerarens skriftliga dokumentation av kommunikationen – från mejl, möten, telefonsamtal) – erhålls av individ.
Uppgifter relaterade till kontraktshandlingen/-arna erhålls av individ
1.2.5 KöpareIdentifierande data (namn, personnummer, bankid, kopia på id-handling) – erhålls av mäklare/köpare
1.2.6 Person med intresse av/för Almi Invest
Identifierande data (namn) – erhålls av individ
Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ
1.2.7 Mäklare
Identifierande data (namn) – erhålls av individ
Kontaktuppgifter (telefonnummer, mejladress, adress) – erhålls av individ
1.3 Källor till personuppgifterna
1.3.1 Från dig
Almi Invest samlar in uppgifter som du lämnar direkt till oss i din roll som företrädare för företaget, eller som berör dig som anställd på företaget men som inkommit till oss via företrädaren för företaget. Detta gäller även för dig som är affärsängel/företrädare för medfinansiär.
Som ny företrädare för företaget eller som ny medfinansiär/affärsängel ber Almi Invest dig t.ex. om identifierande data (id-handling i någon form, namn, personnummer), kontaktuppgifter samt din relation till den juridiska personen.
Under den tid som du och det företag/den medfinansiär du företräder har en relation med Almi Invest kan Almi Invest även komma att samla in information som du meddelar oss, genom t.ex. återkoppling eller annan interaktion i våra kanaler.
1.3.2 Från tredje part
Almi Invest kan även komma att få identifierande data, information om relation till juridisk person och kontaktuppgifter från ditt företags medfinansiär, detta kan både ske i samband med att en ny relation startar mellan Almi Invest och företaget du företräder, men också under befintlig relation mellan Almi Invest och ditt företag.
Ditt företag kan även ha fler företrädare förutom dig och de kan komma att lämna identifierande data och kontaktuppgifter om dig i din roll som företrädare för företaget.
Almi Invest samlar även in uppgifter från publika eller andra externt tillgängliga källor:
- Register som förs av myndigheter (Bolagsverket)
- Sanktionslistor från EU
- Register som förs hos kreditupplysningsföretag och kommersiella informationsleverantörer av uppgifter om exempelvis verkliga huvudmän och personer i utsatt ställning.
1.4 Ändamålet med behandlingen
Almi Invest behandlar dina personuppgifter utifrån i förväg bestämda och specifika ändamål/syfte, såsom:
Kommunicera med dig som är företagets företrädare. För att Almi Invest ska kunna kommunicera med företaget avseende företagets pitch/propå och dess bilagor, måste Almi Invest ha kontaktuppgifter till den/de personer som företräder företaget i företagets kontakter med Almi Invest. För att Almi Invest ska kunna upprätthålla och ha en bra och fungerande kommunikation med dig och ditt företag, behöver Almi Invest registrera och använda dina identifierande data och dina kontaktuppgifter. Almi Invest kommunicerar regelbundet med dig som är företagets företrädare under hela investeringsprocessen, från det att ditt företag har skickat in en propå till dess att Almi Invest har sålt sin andel i företaget.
Dokumentera kommunikationen med företagets företrädare eller medfinansiärs företrädare. För att ha möjlighet att kommunicera med företagets och/eller medfinansiärs företrädare måste Almi Invest ha kontaktuppgifter för att kunna nå respektive företrädare. Kontakten och kommunikationen med företrädarna dokumenteras, vilket innebär att dokumentationen kan komma att innehålla personuppgifter. Kontakten och kommunikationen med företrädarna dokumenteras, vilket innebär att dokumentationen kan komma att innehålla personuppgifter. Syftet med dokumentationen är att dokumentera överenskommelser med företaget, för att uppfylla rättsliga förpliktelser, fullgörande av avtal eller för att möjliggöra ett ingående av avtal, men också för att ge god kundvård/-bemötande/-service.
Efterleva rättsliga förpliktelser och verifiera identitet. Det innebär att Almi Invest ska följa och efterleva gällande lag, vilket innebär följande behandlingar:
Genomföra aktiviteter relaterat till due diligence av företaget
Förhindra, upptäcka, undersöka och rapportera potentiell penningtvätt eller finansiering av terrorism.
Undersöka och rapportera om företaget/företagets företrädare är föremål för finansiella sanktioner eller om företagets företrädare är en person i politisk utsatt ställning. Detta gäller även för medfinansiär och medfinansiärs/företrädare, samt köpare av Almi Invests aktier.
Verifiera identitet baserat på fullgörande av avtal, samt för att uppfylla lagstiftningen kring penningtvätt och finansiering av terrorism, samt dataskyddsförordningen.
Vidta åtgärder på företagets företrädares begäran före ingående av avtal.
Efterleva rättsliga förpliktelser såsom bokföringslagen, förvaltningslagen, dataskyddslagen m.fl.
Hantera intresseanmälningar – Almi Invest mottar och hanterar spontana intresseanmälningar som avser möjlighet att få kontakt med Almi Invest och få veta mer om Almi Invest kan hjälpa och stödja den part som har skickat in intresseanmälan. För att kunna hantera dessa intresseanmälningar och för att ha en god kommunikation med den som skickat in uppgifter behandlar Almi Invest personuppgifter i form av identifieringsuppgifter och kontaktuppgifter. Dessa personuppgifter har lämnats av individen själv.
Ta emot och bedöma propåer – för att avgöra om ett investeringsunderlag (propå) uppfyller de kriterier för att investering ska vara möjlig tar Almi Invest del av dokumentation där identifieringsuppgifter och kontaktuppgifter kan förekomma.
Genomföra investerings- och riskbedömningar (due diligence), för att kunna genomföra due diligence begär Almi Invest kreditupplysning hos ett kreditupplysningsföretag (kreditupplysningsföretaget är personuppgiftsansvarig för sin egen behandling). Kreditupplysningen görs med hjälp av identifierande data, både avseende företagets företrädare och företaget själv. Denna kreditupplysning är en del i arbetet med att kunna genomföra en korrekt investerings- och riskbedömning, och den är en komponent i det beslutsunderlag som Almi Invest tar fram för att kunna fatta beslut om investering ska göras eller ej.
När Almi Invest begär in och behandlar medfinansiärs/medfinansiärs företrädares finansiella status, begär Almi Invest detta direkt från medfinansiären/medfinansiärens företrädare. Denna information kan komma att innehålla personuppgifter i form av identifierande uppgifter, finansiella data och kontaktuppgifter. Uppgifterna är en delmängd i det underlag som ligger till grund för riskbedömningen av företaget.
För att kunna bedöma företagets och ägarnas ekonomiska status begärs ekonomiska data in från företagets företrädare, även denna information är en delmängd i det underlag som ligger till grund för riskbedömningen.
Dessa ovanstående stycken är en del i det beredande arbetet med syftet att ingå ett avtal med företaget men också Almi Invests berättigande intressen för en sund riskhantering och bolagsstyrning.
Ge ett gott stöd och stärka företagets teammedlemmar. För att Almi Invest ska kunna ge ett bra stöd till företaget och betona företagets teammedlemmars styrkor och stärka dem ytterligare, analyserar vi på Almi Invest tillsammans med teamet från företaget, teamets styrkor och svagheter.
Skapa beslutsunderlag och förhandla avtal – i samband med att beslut ska fattas om en investering ska göras eller inte, kan det i beslutsunderlaget förekomma identifierande data, kontaktuppgifter till företrädare för företaget, liksom ekonomiska data kopplad till individ.
I själva avtalshandlingarna framkommer identifierande data gällande firmatecknare.
Fullgöra avtalsskyldigheten (själva investeringen, registrera innehav i aktieboken) – när investeringsbeloppet ska betalas ut förekommer identifierande data samt kontaktuppgifter i utbetalningsunderlaget, eventuellt även identifierande data i samband med att ägarskap registreras i aktieboken.
Samarbeta med medfinansiärer – Almi Invest investerar alltid tillsammans med andra finansiärer, vilket innebär att identitetsuppgifter och kontaktuppgifter rörande affärsänglar, företrädare för medfinansiärer används för att kommunicera och vårda relationen. Kommunikationen med affärsänglar och företrädare för medfinansiärer kan komma att dokumenteras och i denna dokumentation kan identitets- och kontaktuppgifter förekomma.
Rekrytera styrelseledamot till företaget (portföljbolaget) – rekryteringen innebär att ansökande individs CV, identifierande uppgifter samt kontaktuppgifter behandlas. Syftet är att hitta rätt styrelseledamot som kan leda, styra och råda det specifika företaget mot företagets mål och vision.
Genomföra styrelsearbete – i företagets styrelsearbete delas information och dokumentation mellan styrelseledamöterna. I dokumentationen kan identifierings- och kontaktuppgifter förekomma. Kontaktuppgifter används även för att upprätthålla god kommunikation inom företagets styrelse samt mellan styrelse och företag.
Skapa nätverksmöjligheter – i syfte att stärka företaget hjälper Almi Invest till med att skapa nätverksmöjligheter för företaget, detta innebär ett utbyte av identifieringsuppgifter mellan nätverkspartners och företrädarna för företaget.
Förvalta ägarskapet – för att förvalta ägarskapet krävs att kommunikation och dialog sker mellan ägarna. Analys och värdering av företaget genomförs kontinuerligt, samt uppdateringar av ägarlistan. I detta arbete förekommer identifierande uppgifter liksom kontaktuppgifter, både i kommunikationen och dokumentationen.
Sälja innehav – i samband med att Almi Invest säljer sina aktier, eller delar av aktieposten, i företaget, uppdateras aktieboken, kommunikation med mäklare görs och försäljning sker. I detta arbete kan identifierande uppgifter förekomma gällande köpare och/eller mäklare, samt eventuellt mäklarens kontaktuppgifter.
Vårda och hantera kundrelationen – För att hjälpa företaget att växa och nå sina tillväxtmål kan Almi Invest under den tid som Almi Invest och företaget har en relation komma att identifiera ytterligare möjligheter till att hjälpa företaget till ökad tillväxt och kan därför under dessa omständigheter kontakta företagets företrädare för att diskutera dessa ytterligare möjligheter.
Identifierande data som kontaktuppgifter kan komma att behandlas i samband med marknadsföring, kund-, marknads- och tjänsteanalyser (undersöka kundnöjdhet) i syfte att förbättra befintlig relation med ditt företag och framtida relationer med andra företag. Denna hantering sker utifrån ett berättigat intresse och samtycke när det gäller nyhetsbrev
Ständigt förbättra verksamheten och Almi Invests erbjudanden/produkter/tjänster till ditt företag. Ändamålet är i dessa fall att anpassa Almi Invests tjänster till att möta sam- och framtiden, samt företagens behov av att få växa. Detta innebär att personuppgifterna kan komma att ingå i arbetet med att utveckla och testa processer, affären och IT-systemen.
1.5 Vilka rättsliga grunder har Almi Invest för att behandla dina personuppgifter?
1.5.1 Samtycke
Ditt särskilda och frivilliga samtycke. Om Almi Invest förlitar sig på ditt samtycke som juridisk grund för behandlingen av dina personuppgifter, kan du ta tillbaka ditt samtycke när som helst. Samtycke ger du när du tackar ja till att få marknadsföring och /eller nyhetsbrev från Almi Invest.
Du kan när som helst återta ditt samtycke genom att kontakta Almis kundtjänst.
1.5.2 Avtal
Om Almi Invests behandling är nödvändig för att verkställa ett avtal mellan Almi Invest och det företag som du företräder, eller om det är så att behandlingen är nödvändig för att ingå sådant avtal.
1.5.3 Rättslig skyldighet
Almi Invest kan ha en rättslig skyldighet att behandla dina personuppgifter, i dessa fall är behandlingen nödvändig på grund av annan lagstiftning. Almi Invest har också, förutom ett berättigat intresse, en rättslig förpliktelse enligt lagstiftning rörande penningtvätt och finansiering av terrorism att veta vem som Almi Invest ingår affärsförbindelse med.
1.5.4 Berättigat intresse (intresseavvägning)
För personuppgifter som avser dig som är företrädare för företaget eller är företrädare för medfinansiär baserar Almi Invest sin personuppgiftsbehandling på den lagliga grunden berättigat intresse. Almi Invest bedömer att dina grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre än Almi Invests berättigade intresse av att ingå och fullgöra avtal med det företag eller den medfinansiär som du företräder.
Almi Invest bearbetar även intresseanmälningar inkomna till Almi Invest med den lagliga grunden berättigat intresse, utifrån ståndpunkten att individen helt frivilligt har delgett oss sina personuppgifter.
Almi Invest har bedömt att Almi Invests intresse av att ha en sund riskhantering och styrning väger tyngre än dina grundläggande rättigheter och friheter.
Almi Invest investerar riskkapital i företag med tillväxtpotential. Almi Invests mål är att skapa en långsiktig relation med respektive företag samt hållbar tillväxt både för ditt företag och för Sverige. Almi Invest anser därför att det finns ett berättigat intresse som väger tyngre än individens grundläggande fri- och rättigheter, när det gäller att hantera företagets företrädares personuppgifter för att förbättra Almi Invests verksamhet.
1.6 Vem behandlar personuppgifterna?
1.6.1 Inom Almi Invest
Inom Almi Invest är det bara de som behöver personuppgifterna för att utöva ovan nämnda behandlingar som har rätt att ta del av dem.
1.6.2 Till tredje part
När personuppgifter lämnas ut för behandling för Almi Invests räkning görs det enligt särskilt avtal med sekretessåtagande, samt regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal.
Almi Invest kan komma att lämna personuppgifter till tredje part i de fall då det finns en rättslig och/eller avtalsrättslig grund.
Följande kan komma att ta emot dina personuppgifter och behandla dessa:
- Kreditupplysningsföretag
- Medfinansiär
1.7 Cookies IP-adresser och liknande tekniker
Läs mer om hur Almi Invest använder cookies
Dina personuppgifter kommer inte att säljas eller bytas ut till tredje man.