X-Treme Bygg hittade rätt AI-start i kundresan
När X-Treme Bygg i Luleå deltog i Almis AI-workshop blev ett vardagsproblem startpunkten för utveckling: viktig information om kunder och projekt fanns utspridd i mejl, telefoner och anteckningar. Genom att kartlägga hela kundresan hittade företaget konkreta möjligheter att samla information, förenkla administrationen och ge snabbare återkoppling.
För många små och medelstora företag är frågan inte om AI kan vara användbart, utan var man ska börja. X-Treme Byggs erfarenhet visar att svaret ofta finns i de arbetsmoment som redan tar tid, skapar dubbelarbete eller gör verksamheten onödigt personberoende.
Hela kundresan gjorde möjligheterna synliga
X-Treme Bygg är ett lokalt byggföretag med fyra delägare och totalt elva medarbetare. Företaget genomför byggprojekt där yrkesskicklighet, flexibilitet, problemlösning och nära kundkontakt är centrala delar av verksamheten. Bakom det praktiska arbetet finns många administrativa moment: kundförfrågningar ska tas emot, besök bokas, offerter räknas, projekt planeras och ändringar dokumenteras.
Under workshopen kartlade företagsledningen tillsammans med Almi vägen från den första kundkontakten till offert, kontrakt, byggstart, genomförande, fakturering och uppföljning. Kartläggningen gav en gemensam bild av verksamheten och visade var förbättringar kan ge störst effekt.
Upplevelsen av workshopen beskrevs av en av deltagarna som:
- ”Det var bra att få gå igenom hela processen, datan och idéerna till förbättringar. Man får en bättre förståelse för hur många moment det faktiskt är.”
AI som kollega, inte som sökmotor
Deltagarna hade olika erfarenhet av AI. Under workshopen fick de testa hur tekniken kan sammanfatta samtal, strukturera information, skapa dokument, formulera texter och ta fram checklistor för återkommande arbetsmoment. Det gjorde AI mindre abstrakt och mer kopplat till det dagliga arbetet.
För företaget öppnade det för flera konkreta användningsområden. AI kan till exempel bearbeta information från ett kundsamtal, skapa ett strukturerat underlag inför ett kundbesök och ta fram ett första utkast till dokumentation eller uppföljning. Medarbetarna granskar och färdigställer sedan materialet.
Ett tydligt första steg: samla kundförfrågningarna
X-Treme Bygg valde att prioritera början av kundresan. Nya förfrågningar kan i dag komma via flera kanaler och till olika personer. Ett gemensamt digitalt formulär skulle kunna samla kontaktuppgifter, information om fastigheten, en beskrivning av projektet samt bilder, ritningar och mått på ett ställe.
Tillsammans med en gemensam ärendelista kan det ge bättre överblick över vilka kunder som väntar på svar och vem som ansvarar för nästa steg. Det skapar ett bättre underlag inför kundbesöket och minskar risken att viktig information stannar i en enskild inkorg eller telefon.
”-Vi behöver fånga kunden direkt och samla informationen på ett ställe, så att förfrågningarna inte ligger utspridda i olika inkorgar och telefoner”, säger Lisa.
Målet är inte att ersätta de personliga kundmötena. En bättre digital struktur kan i stället frigöra mer tid för rådgivning och dialog, samtidigt som informationen följer med genom hela projektet.
Små steg gör utvecklingen genomförbar
Efter workshopen valde företaget att börja med en avgränsad pilot för att undersöka hur kundförfrågningar kan samlas in och hanteras mer strukturerat. Genom att testa i mindre skala kan företaget lära sig vad som fungerar innan nästa steg tas.
”-Man kan inte göra allt perfekt på en gång. Det är bättre att göra en sak ordentligt, lära sig och sedan ta nästa steg”, säger Lisa.
På längre sikt ser företaget möjligheter att använda AI för bland annat offertunderlag, uppföljningar, projektinformation och dokumentation av ändrings- och tilläggsarbeten. Gemensamt för idéerna är att de utgår från verkliga behov och ska bidra till sparad tid, högre kvalitet eller bättre kundservice.
